Cara Membuat Label Undangan Otomatis 103 Dan 121 Siap Print Di Office Word

Cara Membuat Label Undangan Otomatis – Ketika membuat nama dan alamat pada kartu undangan agar lebih praktis maka biasanya akan menggunakan kertas label. Kertas label adalah kertas khusus langsung tempel pada kartu undangan tanpa harus dilem terlebih dahulu layaknya kertas stiker.

Baca Juga : Cara Membuat Tabel Di Microsoft Office Word 2007, 2010, 2013 Lengkap Gambar

Selanjutnya agar hasilnya lebih rapi, biasanya penulisan pada kertas label harus diprint. Namun untuk print nama dan alamat pada kertas label polos memerlukan keahlian khusus. Maksudnya agar nama dan alamat yang kita print bisa tepat mengenai kertas label. Hal ini berbeda dengan print pada kertas HVS.
Untuk membantu pengerjaan kita dalam print label undangan agar hasilnya tepat sesuai kertas label bisa menggunakan program Microsoft Office Word. Dengan begitu pengerjaan dalam membuat label undangan bisa lebih cepat dan tentunya hasilnya juga akan memuaskan.

Berikut Cara Membuat Label Undangan Otomatis Dengan Office Word

Umumnya label undangan yang sering digunakan adalah nomor 103 dan 121. Dalam 1 lembar kertas label biasanya terdiri dari 12 label. Artinya dalam 1 lembar label stiker kita bisa menempelkan label sebanyak 12 kartu undangan.
Selain Office Word yang akan kita manfaatkan, untuk membuat label undangan otomatis memerlukan Office Excel juga. Office Word yang bisa kita gunakan untuk membuat label undangan otomatis adalah Office Word 2007, 2010, 2013, dan 2016. Disini saya akan menggunakan Office Word 2007.
Langsung saja kita mulai tutorialnya …
Silakan Anda aktifkan Office Word kemudian klik pilih Ribbon Mailings > Labels > Options …

Ketika jendela Label Options sudah aktif, selanjutnya klik pilih lagi New Label …

Dalam contoh kali ini saya akan membuat pengaturan manual Label Type 103, karena label type ini paling sering digunakan untuk menempel label kartu undangan. Silakan Anda setting sesuai dengan yang sudah saya contohkan pada gambar di bawah ini :

Berikut adalah penjelasan dari setiap kolom Label Details diatas :

1. Label name : Isi dengan nama label yang akan Anda buat. Contoh disini saya mengisi dengan nama “Label Type 103”;
2. Top margin : Batas jarak dari pinggir atas kertas sampai pinggir label bagian atas juga;
3. Side margin : Batas jarak dari pinggir samping kertas sampai pinggir label bagian samping juga;
4. Vertical pitch : Ukuran tinggi label ditambah jarak vertikal antara label kesatu dengan label kedua;
5. Horizontal pitch : Ukuran lebar label ditambah jarak horizontal antara label kesatu dengan label kedua;
6. Label height : Ukuran tinggi dari masing-masing label;
7. Label width : Ukuran lebar dari masing-masing label;
8. Number across : Jumlah kolom label (Label type 103 memiliki 3 kolom);
9. Number down : Jumlah baris label (Label type 103 memiliki 4 baris);
10. Page size : Disini Anda pilih Custom;
11. Page width : Ukuran lebar kertas label secara kesuluruhan;
12. Page height : Ukuran tinggi kertas label secara kesuluruhan.

Setelah Anda isi semua kolom sesuai dengan ukuran nyata dari kertas label stiker yang akan kita print, silakan klik Ok. Selesai klik Ok, akan dihadapkan pada jendela Label Options, silakan klik Ok lagi.

Kemudian pada jendela Envelopes and Labels, Anda klik pilih New Document.

Membuat Data Label Kartu Undangan Menggunakan Office Excel

Sampai langkah ini Anda sudah sukses membuat format label stiker undangan jenis 103. Langkah selanjutnya adalah membuat data yang akan kita print pada label kartu undangan. Untuk membuat data kita memerlukan program Office Excel.
Silakan Anda buat dulu data yang akan diundang dengan Office Excel. Data yang kita perlukan disini adalah hanya Nama dan Alamat saja. Setelah selesai membuat data, jangan lupa untuk menyimpannya.

Selesai membuat data di Office Excel, kembali ke halaman Office Word. Di Office Word dan masih pada pengerjaan label tadi silakan Anda klik pilih Ribbon Mailings > Select Recipients > Use Existing List …

Arahkan pada data Office Excel yang tadi telah kita buat. Contoh data Office Excel yang saya buat diberi nama “Data Undangan“, lalu klik Open.

Pada jendela Select Table Anda pilih lagi Sheet lokasi penyimpanan data yang telah diketik di Office Excel. Tadi saya menyimpannya pada Sheet 1, maka otomatis disini saya memilih Sheet1$ kemudian klik Ok.

Kembali ke layar kerja Office Word, kemudian Anda tempatkan kursor pada kolom pertama (sudut kiri atas) lalu klik pilih Ribbon Mailings > Insert Merge Field > Pilih drop down Nama.

Pada layar kerja atau pada kolom label pertama otomatis akan muncul tulisan «Nama». Kemudian Anda Enter dan lanjut dengan mengetik kata DI, Enter kembali lalu ulangi langkah diatas namun pada drop down silakan pilih Alamat. Hasil akhirnya akan terlihat seperti gambar berikut :

Langkah selanjutnya silakan copy seluruh data dari kolom label kesatu dan paste ke kolom label kedua sehingga hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut :

Sekarang letakkan kursor pada kolom label kedua, tepatnya di sebelum kata «Nama». Kemudian klik pilih Ribbons Mailings > Rules > Next Record. Hasilnya secara otomatis akan muncul kata «Next Record» di sebelum kata «Nama».

Silakan isi kolom label lainnya (kolom label ketiga hingga selesai) dengan melakukan copy data dari kolom label kedua lalu paste pada kolom label ketiga, keempat, kelima, dan seterusnya hingga kolom label terakhir/dua belas.
Sekarang atur perataan text pada semua kolom label serapi mungkin. Disini Anda juga dapat menentukan jenis serta ukuran huruf (font) sesuai selera. Jika sukses maka hasil akhirnya kira-kira akan terlihat seperti gambar dibawah ini :

Sampai langkah ini Anda telah sukses membuat format label kartu undangan. Tugas selanjutnya adalah mengisi format label tersebut dengan dari Office Excel yang telah kita buat tadi. Untuk mengisi datanya kita lakukan secara otomatis. Caranya dari Ribbons Mailings > Finish & Merge > Pilih drop down Edit Individual Documents …

Ketika jendela Merge to New Document tampil, silakan klik pilih All kemudian Ok.

Secara otomatis seluruh data undangan yang telah kita buat tadi di Office Excel akan masuk pada label undangan yang kita buat di Office Word. Apabila data undangan yang kita buat di Office Excel cukup banyak maka biasanya akan menyebabkan “Not Responding”. Namun Anda jangan khawatir, tunggu saja dulu beberapa saat dan nanti semua data akan ter-export secara otomatis kedalam label undangan di Office Word.

Tips Penting Ketika Mencetak (Print) Label Undangan

Agar hasil cetak label undangan sesuai dengan keinginan, pastikan sebelum Anda mencetak label untuk mengatur dulu ukuran kertas dan disesuaikan dengan ukuran label yang telah dibuat. Melakukan pengaturan kertas bisa dilakukan dengan cara, setelah memberikan perintah Ctrl+P kemudian klik pilih dulu Properties. Seuaikan ukuran kertas dengan nilai Page width serta Page height yang telah kita atur pada langkah pembuatan label jenis 103 diatas.
Untuk mengatur kertas sesuai dengan keinginan, caranya bisa dilihat pada artikel Cara Mudah Membuat Ukuran Kertas F4 Di Komputer Windows.

source : http://info-menarik.net/cara-membuat-label-undangan-otomatis-di-word/